Faire un SIPOC au démarrage d’un projet d’amélioration

Au démarrage d’un projet d’amélioration, deux étapes clés sont nécessaires : comprendre la situation actuelle et définir la situation cible. Pour réaliser rapidement et efficacement ces deux étapes, il existe plusieurs outils. Nous nous proposons de vous présenter le diagramme SIPOC dans cet article.

Le diagramme SIPOC (FIPEC en français) permet de visualiser sur un seul support toutes les informations essentielles relatives à un processus. D’apparence simple, voire simpliste, cet outil est l’un des plus puissants de la méthodologie Lean révélant souvent une visibilité inattendue.

Cet outil de cartographie comporte cinq sections :

• les Fournisseurs (Suppliers)
• les Intrants (Inputs)
• le Processus (Process)
• les Extrants (Outputs)
• les Clients (Customers)

L’outil SIPOC peut être utilisé comme support d’animation d’un atelier auquel participent toutes les personnes impliquées dans le processus étudié, afin de réunir le maximum d’informations et augmenter ainsi le niveau de pertinence de l’analyse de la situation actuelle.

Compléter votre diagramme SIPOC en 5 étapes

1. Définir les principales tâches du processus que vous souhaitez étudier
2. Définir les extrants produits par chacune des tâches
3. Définir les clients internes ou externes destinataires des extrants
4. Définir les intrants requis par chacune des tâches
5. Définir les fournisseurs internes et externes des intrants.

Pour chacune des sections du SIPOC, les questions suivantes peuvent être posées :

• Supplier : Qui fournit l’ingrédient / la matière / l’information qui déclenche ce que vous allez transformer et que l’on peut considérer comme étant « la valeur ajoutée » ?
• Input : Quel ingrédient / matière / information déclenche ce que vous allez transformer ?
• Process : Par quelles étapes de transformation va-t-on passer pour apporter la valeur ajoutée ?
• Output : Quel est le résultat de cette transformation ?
• Customer : Qui (personne, service, système…) va utiliser ce que l’on vient de réaliser ou transformer ?

Les intrants constituent tout ce qui est nécessaire pour réaliser une tâche. Ce peut être :

• une information
• une matière première
• une procédure
• des règles de gestion
• une checklist
• des spécifications
• un logiciel
• des équipements ou des outils
• etc.

En matière de livrable associé, le SIPOC peut prendre la forme d’un brown paper recouvert de post-it. Il peut également être structuré dans un tableau plus classique.

Les ateliers SIPOC s’avèrent souvent d’une grande richesse, en permettant aux acteurs opérationnels de prendre du recul sur leur activité et identifier leur réelle valeur ajoutée.