Une réunion au TOP !
Ordres du jour inexistants ou non respectés, réunions sans objectif défini, préparations bâclées, mais aussi fréquences exagérées (qui n’a jamais entendu le terme de réunionite aiguë ?), durées sans fin (9 heures avec plateau-repas ça ne vous dit vraiment rien ?) ou véritables règlements de compte, les réunions ont souvent mauvaise réputation.
Pour éviter ces écueils et réussir à tenir une réunion efficace et constructive, basée sur le partage et la collaboration, cet outil simple peut vous aider.
Préparer son TOP
T – Fixer le cadre et définir clairement le THEME de la réunion, « de quoi allons-nous parler ? »
O – Définir l’OBJECTIF à atteindre à l’issue de la réunion, « Que devons-nous atteindre à l’issue de la réunion ? Devons-nous trouver des solutions, présenter uniquement les problématiques, présenter des résultats, etc. ? »
P – Fixer avec précision le PLAN de la réunion, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif, le cadre et les règles (organisation, minutage, outils utilisés), « Quels sont les points à aborder ? »
Communiquez ensuite le TOP aux participants, ainsi que la date, l’heure et le lieu de la réunion. Demandez-leur de préparer cette réunion pour une contribution réelle et efficace.
Avec un peu de méthode c’est encore mieux, la réunion est utile et réussie.
Vive la méthode TOP !
